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Datenschutzerklärung für das Bewerberportal von Carglass®

Wir freuen uns, dass Sie sich bei uns bewerben möchten. Nachfolgend erklären wir, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen von Bewerbungsprozessen verarbeiten.

Carglass® nutzt als Teil der der internationalen Belron®-Gruppe Funktionalitäten der Software „Workday Human Capital Management“ (HCM) der Firma Workday Limited, Ireland, (https://www.workday.com) für das Bewerbermanagement, einschließlich der Karriereseiten. Workday stellt Belron® bzw. Carglass® diese Leistungen dabei als Auftragsverarbeiter zur Verfügung. Unser Bewerbungsportal bezeichnen wir nachfolgend als „Portal“ oder „Workday“.

1. Verantwortlicher

Bei Bewerbungen für Positionen in Österreich ist Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Abs.7 der EU Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“).:

Carglass Austria GmbH
Adresse: Simmeringer Hauptstr. 24, 1110 Wien
E-Mail: job@carglass.at

Die Carglass Austria GmbH wird gesetzlich durch Ihre Geschäftsführerin vertreten. Geschäftsführerin der Gesellschaft ist Galina Herzig.

2. Datenschutzbeauftragter

Die Carglass Austria GmbH hat auf die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verzichtet. Anfragen zum Datenschutz können Sie an datenschutz@carglass.at richten.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Sofern Sie sich über unser Bewerbungsportal „Workday“ oder in sonstiger Weise für eine Stelle bei Carglass® bewerben, so verarbeiten wir die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten im Rahmen des Recruitings und des Bewerbermanagements, dazu gehören insbesondere die nachfolgenden zum Zwecke der Auswahl und des Bewerberverfahrens zugehörigen Zwecke:

  • Überprüfung und Abgleich der Bewerbungsunterlagen mit der Stellenanforderung;
  • Verarbeitungen, die notwendig sind, um eine Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses treffen zu können;
  • Kommunikation (per Email, Telefon, Videokonferenz oder über unser Portal) mit Personen, die sich für Stellen interessieren oder auf Stellen bewerben;
  • Vorbereiten und Durchführen von Bewerbungsgesprächen, einschließlich etwaig notwendiger Auswahlprozesse.  

Diese Datenverarbeitungen dienen dabei der Durchführung des Bewerbermanagementprozesses zur Anbahnung, Überprüfung der Möglichkeit oder der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Carglass® oder einer anderen Rechtseinheit der Belron®-Gruppe.

Sie können über unser Portal mit uns kommunizieren (z.B. Fragen zu Ihrer Bewerbung, zu einer von uns ausgeschriebenen Stelle oder zu Ihrem Profil in unserem Portal stellen). Bitte beachten Sie, dass wir dann Ihre personenbezogenen Daten (einschließlich der Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit einer solchen Anfrage mitteilen) in dem Umfang, der zur Beantwortung Ihrer Anfrage erforderlich ist, verarbeiten.

Daten, die nicht über unser Bewerbungsportal eingegeben werden, werden manuell in unser Bewerbermanagementsystem übertragen und digital weiterverarbeitet.

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses werden wir Sie gegebenenfalls fragen, ob wir Ihre Bewerbungsunterlagen an andere auf Ihr Profil passende Stellenangebote innerhalb von Carglass® oder innerhalb der Belron®-Gruppe weiterleiten dürfen.

Sollten Sie im Anschluss an ein Bewerbungsverfahren einen Arbeitsvertrag bei Carglass® unterschreiben, werden die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeitenden Zwecke zum Zwecke der Begründung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeitet.

Sie haben die Möglichkeit, sich von einem Mitarbeiter der Belron®-Gruppe empfehlen zu lassen. Sofern Sie in unserem Bewerbungsverfahren angeben, dass Sie von einem unserer Beschäftigten von Carglass® geworben wurden, verarbeiten wir diese Informationen zusammen mit Ihrer Bewerbung. Ihre Bewerbung ist sodann mit dem Beschäftigten, der Ihre Daten hochgeladen hat, verknüpft. Dies führt dazu, dass wir erkennen können, dass dieser Beschäftigte Sie empfohlen hat. Außerdem kann dieser Beschäftigte den Status Ihrer Bewerbung (Einladung, Ablehnung etc.) auf einer Übersichtsseite nachvollziehen. Details zum Bewerbungsverlauf sind aber nicht sichtbar.

Die vorrangige Rechtsgrundlage für die vorstehend beschriebene Datenverarbeitung ist Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Darüber hinaus verarbeiten wir von Ihnen angegebenen Informationen auf Basis des berechtigten Interesses unseren Bewerbungsprozess fortlaufend zu optimieren (Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dazu gehören von Ihnen angegeben Daten wie Sie auf Carglass® aufmerksam geworden sind und sonstige von Ihnen freiwillig mitgeteilten Informationen im Rahmen des Bewerbungsprozesses.

4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Wenn Sie sich bei Carglass® bewerben, erhalten intern nur die hierfür zuständigen Personen und Funktionsbereiche (z.B. Vorgesetzte und im Bewerbungsprozess eingebundene MitarbeiterInnen der Fachabteilung, fachlich Vorgesetzter, People-Bereich, Betriebsrat) und auch nur im erforderlichen Umfang Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten zu den oben aufgeführten Verarbeitungszwecken.

Auf Basis unseres berechtigten Interesses die Bewerberdaten bzw. nach Einstellung die Mitarbeiterdaten innerhalb der Unternehmensgruppe effektiv und sinnvoll zu verarbeiten, sowie globale Standards im Bereich der Beschäftigung bei Belron® umzusetzen, können einzelne personenbezogene Daten auch bei anderen Gesellschaften innerhalb der Belron®-Gruppe verarbeitet werden, insbesondere zur Vertragserfüllung, sowie aufgrund unseres berechtigten Interesses zur Organisation interner Arbeitsabläufe (z.B. Shared Services).

Daneben setzen wir Dienstleister u.a. zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten ein. Sofern diese Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, haben wir die datenschutzrechtlich erforderlichen Verträge mit ihnen geschlossen. Zur Unterstützung des Bewerbungsprozesses setzen wir im Einzelfall beauftragte Auftragsverarbeiter oder eigenverantwortliche Personalberatungen ein.

Sämtliche Dienstleister werden von uns zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und zur Vertraulichkeit verpflichtet oder unterliegen selbst entsprechenden gesetzlichen Verpflichtungen. Dienstleister können auch andere Rechtseinheiten der Belron®-Gruppe sein. Beispielhaft sei die Belron International Limited, Park, Stroude Road, Egham, Surrey TW20 9EL, United Kingdom genannt, die als Auftragsverarbeiter und Servicedienstleister von Carglass® fungiert und die für die Auftragserfüllung notwendigen Daten verarbeitet.

5. Datenübermittlung in Drittländer

Wir legen Wert darauf, Ihre Daten innerhalb der EU / des EWR zu speichern.

Sofern Sie sich auf Stellen in Österreich bewerben, speichern wir Ihre Daten im Rahmen der Nutzung auf der Workday Bewerberplattform ausschließlich innerhalb der Europäischen Union in Rechenzentren von Workday in Amsterdam und Dublin. Für seine konzerninterne Datenverarbeitung hat unser Dienstleister Workday sog. Binding Corporate Rules (BCR) umgesetzt, die von der irischen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz genehmigt wurden. So ist sichergestellt, dass in unserem Portal Ihre Bewerbungsdaten umfassend geschützt sind.

Es kann allerdings vorkommen, dass wir Dienstleister einsetzen müssen, die einzelne Daten außerhalb der EU / des EWR Daten verarbeiten (z.B. in den USA). Es gibt aktuell keinen Beschluss der EU-Kommission, dass diese Drittländer allgemein ein angemessenes Schutzniveau bieten. In diesen Fällen stellen wir daher sicher, dass vor der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten ein angemessenes Datenschutzniveau beim Empfänger hergestellt wird. Damit ist gemeint, dass über EU-Standardvertragsklauseln oder einem Angemessenheitsbeschluss ein Datenschutzniveau erreicht wird, dass mit den Standards innerhalb der EU vergleichbar ist.

Wir haben daher besondere Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten in den Drittländern ebenso sicher wie innerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden.

Sofern Sie sich selbst über unser Portal auf Stellen außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums (z.B. in den USA) bewerben, erkennen Sie das dort geltende Rechtsregime an, Ihre Daten werden dann nach den dort maßgeblichen gesetzlichen Vorgaben verarbeitet.

In jedem Fall sind ausschließlich zur Vertraulichkeit verpflichtete Mitarbeiter*innen des Belron-Konzerns oder beauftragter Dienstleister zur Verwendung Ihrer Daten berechtigt. Zur Sicherung des hohen Datenschutzstandards innerhalb der Belron®-Gruppe hat der Konzern durch gruppeninterne internationale Datenschutzverträge die DSGVO zum Goldstandard innerhalb der Unternehmensgruppe vereinbart.

6. Dauer und Löschung der Daten

Sollte eine Speicherung der Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens, vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich sein, werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, deren Weiterverarbeitung dient Zwecken der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder Sie haben uns eine Einwilligung erteilt, auf deren Basis eine längere Aufbewahrung möglich ist.

Nach Beendigung des Bewerbungsprozesses (z.B. durch Absage unsererseits oder sofern Sie die Bewerbung zurückziehen) werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht, sobald wir sie nicht mehr benötigen. Dies ist grundsätzlich nach sechs Monaten nachdem das jeweilige Bewerbungsverfahren beendet worden ist, der Fall.

Sofern Sie eingewilligt haben, dass Ihre Daten für die Prüfung weiterer Positionen gespeichert werden können, behalten wir diese für die Dauer von einem Jahr. Im Falle Ihrer Einstellung verbleiben Ihre Daten in unserem Portal und werden als Beschäftigtendaten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeitet. In diesem Fall werden Ihre Daten für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und ggf. darüber hinaus nach Maßgabe der anwendbaren Rechtsgrundlagen gespeichert. Sie werden darüber gesondert informiert.

7. Rechte

Sie haben folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten,
  • Recht auf Berichtigung oder Löschung,
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
  • Recht auf Datenübertragbarkeit.

Sofern Sie uns gegenüber einer Einwilligung erteilt haben und die Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a oder Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO beruht können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sollten Sie mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch uns einmal nicht einverstanden sein, können Sie sich selbstverständlich an uns wenden. Wir schauen uns ihren Fall dann gerne noch einmal an.

Für Anfragen im Zusammenhang mit Bewerbungen können Sie sich gerne per E-Mail an datenschutz@carglass.at wenden.

Unbeschadet eines anderweitigen Rechtsbehelfs haben Sie zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. 

8. Pflichtangaben

Die Übermittlung Ihrer Bewerbungsunterlagen ist selbstverständlich freiwillig.

Ob die Bereitstellung der personenbezogenen Daten für einen Vertragsabschluss erforderlich ist, wird durch Kennzeichnung an den jeweiligen Formularfeldern mit * verdeutlicht.

Eine vertragliche Verpflichtung die Daten bereitzustellen, besteht im Verhältnis zu diesem Zeitpunkt noch nicht, da Sie sich regelmäßig noch nicht in einem Beschäftigungsverhältnis mit Carglass® befinden, sondern lediglich Interesse an einer Bewerbung haben. Die Bereitstellung der als Pflichtfeld gekennzeichneten Informationen ist aber notwendig, damit der Zweck des Bewerbungsverfahrens erfüllt werden kann. Werden diese Daten nicht angegeben, kann es sein, dass Sie den gewählten Bewerbungsweg (z.B. Online-Bewerbung) über unser Portal nicht abschließen können und Carglass® Sie dann nicht in den Bewerbungsprozess aufnehmen bzw. für eine ausgeschriebene Stelle berücksichtigen kann. Wir bevorzugen Bewerbungen über unser Bewerbungsportal, Sie können uns jedoch Ihre Bewerbungsunterlagen auch auf einem anderen digitalen Weg zukommen lassen, wenn Sie mit der Angabe der Pflichtangaben über unser Portal (Workday) nicht einverstanden sind.  

9. Automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet im Rahmen des Bewerbungsprozesses über unser Bewerbungsportal nicht statt.